Предлагаемая комплексная автоматизированная система ASRM не является узкоспециализированным программным продуктом, направленным на решение задачи обеспечения процесса аккредитации участников, а представляет собой гораздо более емкую платформу с расширенным функционалом, обеспечивающим возможность круглогодичной подготовки мероприятий и работы с участниками.
ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМЫ ЦЕЛЕСООБРАЗНО НА МЕРОПРИЯТИЯХ
ЛЮБЫХ ФОРМАТОВ И МАСШТАБОВ:Возможности и преимущества ASRM:
- Организация полного цикла взаимодействия организаторов, участников мероприятий.
Система позволяет создавать общее информационное пространство для ведения данных различной направленности:
- реквизиты участника и несколько блоков контактной информации, возможность установки различных флагов и признаков участника;
- ведение информации о статусах участника с фиксацией времени смены статуса, сотрудника, сменившего статус, комментариев по смене статуса, хранение истории изменения статусов;
- различного вида комментарии и другую техническую информацию.
- Хранение данных. История изменения данных.
Системы обеспечивает возможность постоянной работы по актуализации данных участника в период между мероприятиями.
- Работа с файлами и документами.
В системе реализована возможность формирования договоров и прочих печатных документов, возможность прикрепления различных типов файлов к карточке участника. Система позволяет автоматически формировать различные платежные документы, с возможностью их отправки участнику по электронной почте.
- Универсальность.
Система позволяет проводить несколько независимых мероприятий, базирующихся на данных одинаковых участников.
- Автоматизация полного цикла бизнес-процессов работы с участниками проводимого мероприятия.
Автоматизация процессов взаимодействия с участниками позволяет реализовать такие основные этапы работы, как:
- средства подготовки и ведения списка участников;
- средства адресной рассылки электронных и иных приглашений, напоминаний, материалов и пр.;
- регистрация участников различными способами, в т.ч. через WEB-интерфейс;
- создание различных типов личных кабинетов участников с учетом специфики мероприятий;
- работа с массивом информационных данных, обработка данных, включая автоматизированный поиск ошибок в данных и логических несоответствий;
- автоматизированная рассадка участников в конференц-залах;
- организация и планирование расписаний встреч, круглых столов, переговоров;
- аккредитация участников на мероприятии, включая фотографирование, печать и программирование бейджей;
- контроль выдачи рабочих материалов участников, комплектов рабочих документов;
- обеспечение контроля доступа участников на мероприятие (категории доступа, зонирование, расписания доступа, частный и групповой доступ и т.д.);
- интеграция с системами контроля доступа;
- формирования статистических и отчетных документов в режиме реального времени и в режиме отложенных аналитических отчетов;
- поддержка финансовых и иных сопроводительных документов участников и организаторов;
- средства криптографической защиты передаваемых Системой данных с использованием протокола SSH и подключаемых криптографических алгоритмов;
- средства резервирования основных функциональных блоков Системы;
- интеграция с внешними информационными системами (бухгалтерские системы, платежные системы, системы корпоративного каталога, аналитические системы, системы электронных архивов и т.д. ).
Обеспечение процесса аккредитации «под ключ»
- Аккредитация — это имидж и высокий уровень Вашего мероприятия. Специалисты нашей Компании предоставят полный комплекс работ по обеспечению процесса аккредитации участников мероприятия.
В состав работ по обеспечению процесса аккредитации «под ключ» входит:
- предоставление права пользования специализированным программным обеспечением ASRM;
- настройка логики и атрибутов согласно требованиям Заказчика (предоставление модулей администратора, аккредитации участников, формирования отчетов, веб-компонент (личный кабинет) и т.п.);
- обеспечение процесса вэб-регистрации участников, организаторов и подрядчиков до начала проведения мероприятия;
- предоставление в аренду, монтаж и настройка аппаратных средств аккредитации (АРМ аккредитации с установленным ПО, камеры документальной съемки и специализированные принтеры для печати бэджей);
- организация сегмента ЛВС для обеспечения работоспособности аппаратных средств;
- организация гарантированного электропитания;
- предоставление ЗиП;
- организация дежурства технического персонала;
- организация выделенного резервированного защищенного сегмента доступа в сеть Интернет для технологических целей.
Что такое модуль «АРМ организатора мероприятия»
- Использование ASRM для автоматизации конгрессно-выставочной деятельности предполагает развертывание модуля «АРМ организатора мероприятия», который представляет собой приложение, позволяющее сотрудникам компании-организатора выполнять определенные действия с данными участников, а именно: ведение списков данных, сортировка, поиск, фильтрация, группировка записей и пр.
АРМ содержит в себе основные независимые модули, подключаемые при старте программы в зависимости от прав: «Работа с участниками», «Оргкомитет», «ФСО», «Администратор», «Расписание», «Отчеты», «Аккредитация», «Работы с данными» (импорт/экспорт).
Приложение позволяет осуществлять следующие действия:
- ведение списков данных (участники, организации, транспорт и т.д.);
- сортировка, поиск, фильтрация, группировка записей;
- формирование и вывод на печать документов, сформированных по шаблону со вставкой необходимых данных участников;
- специальные функции и инструменты, определяемые ролевой моделью;
- универсальный поиск;
- управление индивидуальными и массовыми рассылками информационных материалов участникам по электронной почте;
- аккредитация участников, включая автоматизированную печать бейджей на пластиковых картах с помощью специализированных принтеров, возможность печати бейджей с фотографиями участников, снятыми на стойках аккредитации посредством веб-камеры, печать бейджей с различными подложками в зависимости от категории участия;
- редактирование атрибутов участия;
- фотографирование;
- программирование бейджей;
- печать бейджей и пропусков;
- нотификация об изменениях;
- учет выдачи раздаточных материалов (портфелей участника, блокнотов и т.д.);
- автоматизированная рассадка участников в залах;
- ведение истории всех действий пользователя.
ПРЕИМУЩЕСТВА МОДУЛЯ «АРМ организатора мероприятия»
- Удобство и простота эксплуатации за счет встроенных универсальных средств работы с данными и системы разграничения «ролей» сотрудников компании-организатора
АРМ организатора мероприятия имеет встроенные универсальные средства работы с данными, такие, как многофункциональные списки, группировки, каскадные фильтры, профили пользователя интерфейсов АРМ для удобства работы.
Существующая система разграничения «ролей» сотрудников компании-организатора позволяет осуществлять специальные функции, определяемые ролью, такие, как аккредитация (печать беджей, пропусков), работа с финансами, формирование печатных документов, учет раздаточных материалов, рассадка участников в залах и др.
- Возможность оперативного развертывания дополнительных специализированных АРМов
По желанию Заказчика возможно оперативное развертывание специализированных АРМов, таких, как АРМ расписаний (создание реестра площадок для встреч, допустимые дата и время встреч, двусторонние и групповые встречи, автоматическое и автоматизированное создание общего расписания, приоритезация контактов), АРМ рассылки сообщений (создание шаблонов почтовых рассылок, создание расписаний рассылок, отложенные рассылки, контроль рассылок сообщений, выборочные рассылки и рассылки по условию, контроль ошибок рассылок, контроль автоматических ответов) и др.
- Надежность системы и эксплуатации всего IT-комплекса
Особое внимание Компания уделяет вопросам организации эксплуатации всего IT-комплекса с кратчайшим временем реагирования во время проведения мероприятий для исключения нештатных ситуаций. Для этого организуются оперативные круглосуточные дежурные смены с соответствующим штатом исполнителей по всем ключевым техническим направлениям.
Многолетний опыт Компании в области автоматизации мероприятий федерального значения позволяет гарантировать их проведение на самом высоком уровне. Комплексная автоматизированная информационная система обеспечения конгрессно-выставочной деятельности прошла апробацию на мероприятиях Петербургского Международного Экономического Форума и Форума «Россия» (под эгидой Сбербанка РФ).